Organiser une cérémonie de passation des pouvoirs en ligne

Par Stephen Sennett, secrétaire élu du Rotary e-club de Melbourne (Australie)

La fin de l’année rotarienne approche à grands pas. Et avec cela, les clubs commencent à réfléchir à leurs traditionnelles cérémonies de passation des pouvoirs. Comme pour beaucoup après la pandémie de COVID-19, il n’est pas possible de tenir ces événements en personne. Les clubs se demandent s’il faut les reporter ou les annuler. Pourquoi ne pas les adapter et les organiser en ligne ?

Cela peut sembler infaisable. Cependant, mes compatriotes australiens se souviendront de la refonte très réussie de la journée ANZAC [qui célèbre les corps d’armée australien et néo-zélandais], un ensemble de cérémonies nécessitant une présence physique. Contrairement à la journée ANZAC, nous avons déjà beaucoup d’expérience dans le monde des événements en ligne.
La première chose qu’un club doit faire est de se demander pourquoi une passation des pouvoirs est importante. Cette réponse varie d’un club à l’autre. Mais c’est la clé de la conception d’un événement en ligne qui permettra de saisir toute l’importance d’un événement en personne. Les éléments typiques d’une passation des pouvoirs sont :

Célébrer les accomplissements: Il s’agit de revenir sur une année de travail intense. Il ne s’agit pas de vantardise du président et du comité, mais de quelque chose dont tous les Rotariens devraient être fiers.
Saluer les actions: Il est toujours important d’honorer les membres qui se distinguent parmi nous. Le travail acharné dans l’action et les dons généreux doivent être salués.
Se réjouir de l’année à venir: Nous devons cultiver l’enthousiasme à l’égard des nouvelles opportunités d’action et des occasions de travailler main dans la main pour un avenir meilleur. C’est sur cela que repose l’espoir.
Partager l’amitié: Aujourd’hui plus que jamais, nous devons rester proches. Même s’il peut être difficile de discuter de manière naturelle sur Zoom, nous devons maintenir des liens d’amitié solides.

Mais comment organiser un tel événement ? Voici quelques conseils pour chaque étape:

Établir l’ordre du jour
Bonne nouvelle. Votre agenda n’a pas à changer ! Si votre club a un programme, utilisez-le et adaptez-le pour qu’il fonctionne en ligne.

Organiser l’événement
Ayez un bon maître de cérémonie. Vous aurez besoin de cette personne pour faire avancer le projet, maintenir l’intérêt du public et faire en sorte que tout se déroule dans les délais. Elle doit connaître la plate-forme et ses fonctionnalités qui seront utilisées pour l’organisation de l’événement. Il peut être utile de savoir bloquer le micro de certains participants et d’avoir une autre personne chargée de gérer la partie technique pendant que le maître de cérémonie s’occupe des invités.

Gestion des prix et des intronisations
Réservez du temps pour que le président du club puisse annoncer les lauréats des prix. Pour les témoignages de reconnaissance déjà annoncés, comme les PHF, envoyez-les par courrier en avance et demandez aux membres de les montrer lors de leur annonce sur Zoom. Vous pouvez procéder de la même manière pour les autres témoignages de reconnaissance. Pour les traditions comme la remise d’un collier présidentiel ou le passage du marteau, puisque vous ne pouvez pas le faire physiquement en ligne, vous pouvez le filmer à l’avance. Les écussons des dirigeants peuvent également être envoyés par courrier ou déposés au domicile des membres à l’avance.

Gérer un large public
Toute personne ayant participé à un appel Zoom de groupe sait qu’il est difficile de repérer qui parle, ou où se trouve une personne en particulier, même si ce sont les seuls dont les micros sont coupés. La fonction vidéo Spotlight de Zoom permet à l’hôte de sélectionner une seule personne qui prend la parole devant le groupe. Lors de la remise de prix, cela peut aider à se concentrer sur le lauréat. Pour tout événement de grande envergure, il est bon de planifier suffisamment tôt et de s’entraîner à l’avance.

Pourquoi ne pas suspendre l’événement jusqu’à la fin de la pandémie ?
Cela peut être une option. La passation des pouvoirs appartient à votre club et l’événement est organisé pour vos membres. Mais avant de vous lancer, rappelez-vous que ces événements sont des moments rapides et que nous devons les organiser le plus possible avant la fin de l’année rotarienne, comme un point important de la transition. Plus l’événement est organisé à une date éloignée du 1er juillet, moins il a de sens. Une passation des pouvoirs physique en novembre aurait-elle plus de sens qu’une passation des pouvoirs virtuelle en juin ?

Le COVID-19 est un défi à relever à l’implication des membres. Même avec tous nos efforts, les membres peuvent avoir du mal à se sentir aussi impliqués qu’en temps normal. Une passation des pouvoirs est une belle occasion de célébrer ce que nous faisons et pourquoi nous faisons partie du club. Si nous ignorons simplement un événement aussi important, nos membres seront-ils plus réticents à l’idée de payer leur cotisation en juillet ?

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