Adopter les réunions virtuelles pour votre club

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Suzanne Gibson, gouverneure du district 6440

Par Suzanne Gibson, gouverneure du district 6440 (États-Unis)

Pour beaucoup d’entre nous, la famille du Rotary est une partie importante de notre vie. Ces amitiés nous relient à nos communautés et au monde et nous offrent des possibilités de service enrichissantes pour l’âme.

En ces temps incertains causés par la pandémie de coronavirus, nous devons faire preuve d’innovation et d’adaptabilité. Dans le district 6440 (Illinois), tous nos clubs ont annulé les réunions en personne, suivant les conseils des centres américains pour le contrôle et la prévention des maladies (CDC) et de l’Organisation mondiale de la Santé (OMS) ainsi que la nécessité d’une distanciation sociale. Mais cela ne signifie pas que nous devons renoncer aux possibilités d’échanges réguliers. Plusieurs de nos clubs se sont déjà rencontrés virtuellement cette semaine en utilisant Zoom.

Afin de faciliter les rencontres en ligne pour un plus grand nombre de nos clubs, le district 6440 prend en charge le coût de la première année d’une licence Zoom Pro (en appliquant la réduction de 20 % offerte via Rotary Global Rewards) pour ses clubs. Nous organisons aussi deux séances d’introduction à Zoom pour aider les membres à se familiariser avec la plateforme de réunion en ligne et nous encourageons chaque club à désigner un coordinateur pour les réunions virtuelles : une personne ayant de bonnes compétences techniques, enthousiasmée par les réunions virtuelles et qui souhaite aider les membres à savoir s’en servir. En fait, les clubs doivent nommer quelqu’un à ce poste pour profiter de notre offre d’abonnement à un compte Zoom.

Le coordinateur en charge des réunions virtuelles remplira les fonctions suivantes:

  • Créer le compte Zoom Pro de son club
  • Coordonner la formation Zoom pour son club
  • Coordonner la licence Zoom pour utilisation par les commissions du club et autres
  • Servir d’hôte technique pour les réunions du club afin de gérer des aspects tels que la connectivité et le partage d’écran
  • Interagir avec l’équipe Réunions virtuelles du district pour connaître les meilleures pratiques et recevoir une formation préalable

Enfin, nous organisons des réunions Zoom facultatives pour nos présidents et présidents élus afin de leur donner l’occasion de poser des questions, de demander des conseils et de partager des plans d’action.

Les Rotariens sont des personnes pleines de ressources qui utilisent leurs talents dans leurs communautés. Nous espérons que notre exemple servira de guide aux autres districts pour maintenir la camaraderie et le service rotariens en ces temps difficiles.

Nous espérons que tous les Rotariens prennent soin d’eux et sont en bonne santé, alors que nous relevons collectivement ce défi et montrons pourquoi nous sommes des personnes qui faisons place à l’action.

Voir une vidéo d’une minute sur la façon de participer à une réunion Zoom.

 

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